武汉市精神卫生中心档案整理及数字化加工

项目院内采购公告

依据《武汉市精神卫生中心招标采购管理办法》的有关规定，我中心现对档案整理及数字化加工项目进行院内采购评审，现将本次评审有关事项公告如下：

一、采购项目：档案整理及数字化加工

二、项目编号：WJ-FW-2021-006

三、预算金额：8.0262万元

四、项目内容及要求：

（一）本次档案内容2019至2021年的档案，完成采购方的档案整理及数字化加工全部工作、使中心顺利通过2022年档案目标管理省一级复审

（二）服务期：一年

（三）工作量：详见附件一

（四）付款方式：双方协商后在合同中约定

（五）项目需求：

1、服务要求

1）供应商派驻人员要求具有丰富的档案工作经验，具备档案工作知识和能力。

2）供应商出具项目计价方式，以服务项目及档案类型分类，清楚列明每项服务、每类型档案整理全包价格，主要包括：档案整理，档案扫描，元数据及A/B标识，数据处理，其他，全宗卷等服务项目；文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、电子档案、实物档案、专业档案等档案类型。

3）本项目由采购人提供工作场地，整理档案过程中，须使用到的设备由成交供应商自行解决。成交供应商须按照市级档案管理目标工作省一级要求整理档案。

4）本次采购项目的成交供应商不得将项目转包。采购人按实际需要移交档案给成交供应商，中标人需按照实际情况组织整理工作，成交供应商每周完成一批移交一批。成交供应商的整理及数字化成果必须通过2022年市档案局档案省一级检查。

2、档案整理的要求

档案整理需按照《湖北省档案局关于印发<湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法>的通知》（鄂档规〔2016〕3号）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《采购人档案管理办法》等规范标准进行，对档案进行整理、编目、上架、制作示意图等。

档案整理的主要工作内容：

1）编目

依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》（鄂档[2004]号46号）等编制目录。编目应科学、详细、准确，便于检索。

2）修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整；归档文件编页错误的进行修正；归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制；归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

3）装订

根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。永久保管的归档文件，采取线装法装订。页数较少的，使用缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

4）装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，按照规范统一填写打印档案盒封面、盒脊及备考表项目，须字迹工整清晰、笔迹一致。

5）排架

按照实际要求将整理好的档案依次上架排列，做好标签和示意图。

3、数字化要求

    档案数字化加工以《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-88）、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规〔2011〕7号)）、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》（鄂档[2004]号46号）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）、《湖北省纸质档案数字化操作规程》(鄂档办〔2014〕56号)、《湖北省档案局关于印发<湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法>的通知》（鄂档规〔2016〕3号）等规范标准来进行。

1）按国家档案局《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》（鄂档〔2014〕46号）等相关要求，建立馆藏档案的案卷级及文件级目录数据库。

2）扫描要求。进行全文数字化扫描，形成全文数字图像，建立数字图像库。做好扫描前后各项工作，如出库、校对、鉴定、编制页号、拆装、修复、图像文件命名、图像处理（检查、纠偏、去污、去黑边、拼接处理）、格式转换、挂接、刻录光盘、移交、验收、还原、入库上架等全流程具体工作。

3）技术要求。

一是严格按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）、《湖北省纸质档案数字化操作规程》等流程规定开展扫描，并如实填写各类表格。

二是用不低于24位彩色模式进行扫描，扫描分辨率应不小于300dpi。对扫描过程中出现的偏斜图像应进行整体纠正，保证图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；对方向不正确的图像应进行旋转处理，以符合阅读习惯。确保扫描图像清晰完整，整洁美观，不失真。

三是扫描形成的数字图像可存为TIFF、JPEG、PDF，对于图纸以及需长期保存的档案数字图像应采用无损压缩TIFF格式存储；纸质档案数字化后需能够实现OCR双层PDF全文检索。

四是确保扫描图像的完整性和顺序的正确性，汇总后的目录数据与图像数据进行批量、快速挂接，以实现目录数据与图像数据的关联和一一对应，确保数字图像库与目录数据库100%准确挂接。

五是对于基建档案的扫描需使用专用图纸扫描仪扫描。

4、元数据采集要求

    按照《关于印发武汉市纸质档案数字化实施细则的通知》武档〔2016〕13号文、《关于<武汉市纸质档案数字化实施细则>的补充说明》武档办〔2017〕6号文要求，对扫描的文书档案进行元数据采集和AB标识。

五、验收标准

    （一）实体验收

1、逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，采购方将根据合同和相关法规向成交供应商要求赔偿并追究法律责任。

2、检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，成交供应商应及时返工进行补救。

（二）数据验收

目录核对：档案条目信息查漏、查错全面准确，错漏率≤5‰。

扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像的偏斜度、清晰度、整洁度等技术指标，图像质量情况完好率99%。

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

加工后的电子文件挂接：挂接正确率100%。

验收审核提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回给成交供应商重新加工，在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交进行验收。

六、技术支持和售后服务需求

    成交供应商有完整的售后服务方案。成交供应商从项目验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，成交供应商负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能2小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。免费维护期滿后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

七、供应商资格要求：
    参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件，提供下列材料：

（一）法人或者其他组织的营业执照等证明文件，自然人的身份证明；

（二）签署《供应商信用承诺书》并加盖公章，见附件三；

（三）供应商须注册于中华人民共和国境内，工商营业执照（三证合一）、以及其他相关证件齐备、合格并在有效期内；

（四）供应商须具备相关行政主管部门颁发的《医疗设备经营许可证》或《二类医疗设备经营备案凭证》且经发证部门审验合格并在有效期内；

（五）供应商参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，无不良业绩、无不良信用记录，提供企业声明函；

（六）供应商在参加磋商活动前三年内未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)失信被执行人、重大税收违法案件当事人、政府采购严重违法失信行为记录名单和“中国政府采购”网站（www.ccgp.gov.cn）政府采购严重违法失信行为记录名单（提供公告公示期间内的网站截图）；

（七）本项目不接受联合体投标；

（八）资格要求为本次项目供应商应具备的基本条件，参加报价的供应商必须满足资格要求中的所有条款，并按照相关规定在响应文件中递交资格证明文件。

八、响应报价构成

本报价为最终含税价，在采购需求未发生重大变更的情况下，采购人不会再支付任何额外费用。

九、响应文件构成

（一）参加评审的供应商或制造商营业执照复印件（加盖公章）；

（二）参加评审的供应商或制造商资质证书复印件（加盖公章）；

（三）法定代表人身份证明书（加盖公章）

（四）法定代表人授权书（加盖公章）

（五）供应商在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）无不良记录及失信记录且在中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）无严重违法失信行为信息记录。（提供相关网页截图并加盖公章）

（六）评审响应文件，参照评分细则编制，见附件二（加盖公章）

（七）报价一览表，见附件四（加盖公章）

十、响应文件递交时间及地点：2021年9月3日至2020年9月9日 17：00 武汉市精神卫生中心二七院区采购管理办公室，响应文件一式五份，文件袋封口上需加盖公章，上述第九点（一）至（五）项另附一份不予密封，供前期资格审查使用，逾期未交响应文件的不得参加评审。

十一、开标时间：另行通知

十二、评审地点：武汉市精神卫生中心二七院区（因疫情防控需要，本次评审将进行线上开标）

联系电话：027-82281727

联系人：夏振洲 邱哲 张瑾

                              武汉市精神卫生中心

采购管理办公室

2021年9月2日